Der vil i forbindelse med etableringer af nearshore/outsourcing-projekter ikke være noget vigtigere end planlægning og forberedelser, for hvis man virkelig går i dybden med dette og gør sit arbejde ordentligt, så sparer man utroligt meget tid, penge og irriterende fejlskud senere hen, hvilket ellers risikerer at forsinke etableringen og giver intern uro i ens organisation.

Endelig tager alt for mange ledelser alt for let på nearshoring/outsourcing, for de tænker ikke langsigtet nok og ser ikke dette som en "rigtig" strategisk beslutning, som kan sikre virksomheden højt kvalificerede ressourcer og konkurrencedygtighed på længere sigt.

Scope

Allerede når man tager sin første beslutning om at etablere nearshoring/outsourcing, så bør man tænke hele "tidslinjen" af dette strategiske tiltag igennem.

Så tænk ind i fremtiden og her gerne 3 til 5 år frem, for hvad ønsker man at opnå, og hvad kunne man godt tænke sig at opnå? Sagt helt enkelt, sæt et langsigtet scope for ens nearshore/outsourcing-initiativ/operation på minimum de nævnte 3 til 5 år.

Desværre ser alt for mange deres nearshore/outsourcing-operation, kun som ressourcer og ikke som muligheder, hvorfor de alt for hurtigt begynder at spare på ledelseskapaciteter og sætter lokale ledere ind, som ikke har forståelse for strategi og muligheder, men som "kun" ønsker at "rette ind til højre" og gøre hvad de får besked på, hvorfor nearshore/outsourcing-operationen ikke rykker sig, som den reelt kunne have gjort, hvis man havde en ledelse, der udfordrede "hjemme-ledelsen" på en positiv måde.

Selve etableringen

Der er også mange, som tror, at man "bare" kan betale sig fra en succesfuld etablering via dyre og ikke særligt dygtige advokater, revisorer og konsulenter, hvilket i de fleste tilfælde giver en masse ærgrelser, da man mangler ambassadører, som kan varetage hele opbygningen af DNA’et i den fremtidige organisation.

Først og fremmest, få kvalificerede folk med erfaring med etableringer, lig den man selv ønsker. For de kan hjælpe med rådgivning og planlægningen, samt gennemførelsen af selve etableringen. Og kan man samtidigt finde én med lokalviden om det geografiske område, hvor man gerne vil placere sig, så er det klart en fordel, for kulturel forståelse og erfaring slår klart de "unge løvers" lyst til at komme ud og vise sig frem.

Grundelementer i en succesfuld etablering

Grundlæggende er det ikke så svært, men alt skal bare planlægges ordentligt og så tillægges lidt "common sense", samt der skal etableres et positivt samarbejde med de rigtige kollegaer og interessenter i ens hjemmeorganisation, for som tidligere sagt, så kan der spares meget tid og mange ærgrelser, hvis man gør tingene systematisk og planlægger ordentligt.

Personligt, så opdeler jeg min planlægning i en række praktisk orienteret "work-streams", som dækker alle de delområder, som en etablering bør/skal indeholde, såsom: 1) Juridisk og administrative forhold; 2) Lokaler/ejendom; 3) Facility management; 4) Sikkerhed; 5) Teknisk opsætning; 6) HR og ansættelsesforhold, samt ansættelse af ledere; 7) Ad-hoc og eventuelle yderligere "streams", hvis dette ses nødvendigt.

Herefter er det vigtigt, at man kommer i gang, for der er meget arbejde foran en.

Vær ikke bange for at involvere andre

Gennemfør alle "work-streams" fokuseret og gerne parallelt (hvor der er ingen afhængigheder), og endelig involver relevante folk i hver "work-stream", såsom facility management folk, interne sikkerhedsfolk og teknikere fra moderorganisationen, så man får dem med ombord i processerne så tidligt som muligt, for de er ofte vant til at være de sidste, der bliver involveret, for ved at involvere dem tidligt, så får man al mulig positiv hjælp, hvilket jeg gentagende gange selv har erfaret.

Hvis hastighed er et krav, så benyt midlertidige løsninger, hvor det kan lade sig gøre; det kan f.eks. være skalering i midlertidige lokaler, ekstern konsulenthjælp til finans og rekruttering m.fl. Men prøv altid fra start at få alle ens egne folk samlet ét sted, for så kan man tidligt i processen begynde at fokusere på employer branding og virksomhedens fremtidige DNA. For spreder man projekter hos f.eks. eksterne it-konsulenthuse, så har man ofte udfordringer med exit fra disse, samt det vil være disse konsulenthuses DNA, der indarbejdes i medarbejderne, m.m., hvilket er uheldigt og svært at ændre i længden.

Har man behov for eksterne it-konsulenthuse, så…

Accepter aldrig andres kontrakter! Sørg altid for at have exit-klausuler i alle kontrakter, tænk altid i den totale tidslinje og benyt gerne lokale it-konsulenthuse, for de er klart billigere, end hvis man benytter sig af danske it-konsulenthuse. Folkene, man får hos de lokale it-konsulenthuse, er mindst lige så gode som hos de danske, og den eneste forskel er, at man ikke har en dansk sælger, som forfølger én konstant og vil sælge én yderligere resurser.

Der er mange eksempler på, hvordan it-konsulenthuse "slavebinder" deres konsulenter, samt bevidst undlader exit-klausuler over for deres klienter, så de binder deres klienter til sig og tager ublu penge for ydelser, som kunne købes fra 15 til 25 pct. billigere, hvis man havde brugt bare en enkelt dag til at undersøge markedet for alternativer i den geografiske region, hvor man ønsker at operere i og fra.

Næste skridt er…

Hvis man gør det rigtigt og lægger en ordentlig plan, så kan en succesfuld etablering både gøres hurtigt, simpelt og billigt, så man får en hurtigt ROI både økonomisk og udviklingsmæssigt.

I det næste og sidste afsnit i denne mini guide af, hvordan man kan etablere nearshoring og outsourcing, så vil fokus blive på organisation og ledelse, samt kultur, som alle er en vigtig del af kimen til en succes.

Klumme: Den svære opgave at kommunikere om brug af offshoring 

Klumme: Når beslutningen om at bruge offshoring er taget 

Klumme: De første skridt mod brug af it-outsourcing