ITWatch

Klumme: De første skridt mod brug af it-outsourcing

I denne og efterfølgende fire klummer vil Jens Brinksten, konsulent og mangeårig direktør i it-branchen med stor viden om outsourcing og nearshoring, gå igennem de vigtigste udfordringer der kan være i at benytte sig af it-medarbejdere udenfor landets grænser. "Det er ikke så svært eller kompliceret at få succes med dette, som mange tror, og det behøver ikke at koste en formue," lyder hans vurdering.

PR
Foto: PR

Der er desværre stadig mange, som ikke føler sig trygge ved at benytte sig af nearshoring og outsourcing, hvilket kan sætte vores it-virksomheder tilbage i deres udvikling.

For vi har i Danmark mange meget progressive og innovative små og mellemstore virksomheder, som kunne udvikle sig yderligere, hvis de turde benytte sig af outsourcing og nearshoring, men som holder sig tilbage, hovedsagelig fordi de har hørt, læst og/eller tror, at det er meget risikofyldt at kaste sig ud i dette eller har andre fordomme.

Forudsætninger

Forudsætningen i klummerne her er, at man tænker på at etablere et nearshore/outsourcing setup af en vis størrelse, men der vil senere blive givet nogle tanker og ideer omkring benyttelsen af nearshore- og outsourcing mulighederne for små og mindre virksomheder, med mindre og mere løse behov/opgaver, men generelt er mange af tankerne og rådene her de samme uanset størrelsen af ens virksomhed og behov.

Hovedoverskrifter

Hvis man ser på hovedelementerne i tidslinjen for at gennemføre et succesfuldt outsourcing eller nearshoring projekt, så anbefales man at fokusere som minimum på følgende 6 faser:

1) den indledende beslutningsfase, inkl. den strategiske beslutning.

2) anden beslutningsanalyse inklusiv (”W’erne” og ”How”).

3) kommunikation til/involvering af alle relevante interessenter og stakeholdere.

4) planlægning af etableringen inkl. scope og pilotprojekt.

5) organisation og ledelse, samt kultur.

6) vigtige nøgleområder, huskeliste og gode råd og faldgruber, m.m.

Fase 1: Beslutningsfasen

Den første beslutningsfase skal være drevet af topledelsen, og det er vigtigt og essentielt, at hele topledelsen er enig i tiltaget, samt alle står på mål for beslutningen og man ser tiltaget som en strategisk beslutning.

Man skal også være enig i, at der skal gennemføres en gennemgribende due diligence/analyse, som klarlægger alle muligheder og risici på både kort og længere sigt.

Her bør man bruge en erfaren person, som reelt har prøvet det før og IKKE en tilfældig ekstern konsulent, som har læst om det i teoribøgerne og/eller mener/tror, at han kan gennemføre processen ved hjælp af sine kollegaer i et eller andet land.

Det kan nemlig blive meget bekosteligt at overlade opgaven til folk uden den rette erfaring, både i honorarer og ærgrelser senere hen, da disse ikke ved noget som helst om den virkelige verden og ender med at begå mange fejl undervejs, hvilket desværre er set rigtig mange gange…

Due diligence/analyse

Due diligence/analysen skal danne et grundlag for den endelige beslutning for tiltaget, hvorfor dette nok er den vigtigste fase i hele initiativet, for det er her, at man får sit fulde overblik over ”nu’et”, den nære fremtid og den ”ønskede fremtid”… kort sagt, så skal man gennemgå hele den potentielle tidslinje, fra start til slut.

For det er her, at man skal have alle fakta og andre ønskede data på plads, samt man kan nå at sige stop og nej, uden at tabe alt for meget, hvorfor beslutningsgrundlaget skal være på 100% plads, så man som ledelse, er i stand til at træffe den rigtige beslutning for ens virksomhed.

Det bedste råd her er: Brug al den tid som der er behov for her, for dette er en strategisk beslutning, som skal ses som en investering; for hvis man skal have det fulde udbytte af nearshoringen/outsourcingen, så skal man have et reelt, realistisk og gennemgribende overblik over forventningerne til projektet, samt estimere sit potentielle ROI (Return Of Investment).

Da det kun er fantasien, som sætter grænserne for dybden af en due diligence/analyse og ønskerne om informationer for at træffe den rette beslutning, så gennemgås her de hovedpunkter, som minimum anbefales at afdække:

  • formålet med sourcingen,
  • tanker omkring hvilke opgaver/projekter der skal sources,
  • krav til setuppet,
  • modeller for sourcingen (konsulenthus, BOT, JV, partnermodeller, eget setup (captivt), m.fl.),
  • eventuelle geografiske placering,
  • groft budget,
  • krav/forventninger til sourcingen,
  • og meget mere.

Det kan også anbefales, at man benytter varianter af f.eks. de gammelkendte analysemodeller, såsom SWOT i forhold til ens egen virksomheds styrker/svagheder med et nearshore/outsourcing setup; PESTEL (til vurdering af potentielle lokationer) og eventuelt andre praktisk anlagte analysemodeller, som de fleste kan forholde sig til.

Disse analysemodeller giver både et godt gennemgribende billede af ens virksomheds muligheder, endelig åbner sådanne modeller ofte op for flere spørgsmål således, at man få de svar, som man har brug for, når man skal tage sin endelige velovervejede beslutning.

Beslutning

Med alle ovennævnte oplysninger, så vil en ledelse have mulighed for at kunne tage en beslutning om de ønsker at gå videre med projektet på et rimeligt oplyst grundlag og sige ja eller nej til videreførelsen af projektet.

Læs næste klumme i serien i næste uge.

Klumme: Ny serie sætter fokus på outsourcing af it i en corona-tid

Klumme: Vi skal sætte mennesker før teknologien, ikke kunstig intelligens over alt

Relaterede

ITWatch trial banner 14 dage.jpg

Seneste nyt

Se alle ledige stillinger