ITWatch

Klumme: Den svære opgave at kommunikere om brug af offshoring

I tredje af fem klummer om near- og offshoring sætter Jens Brinksten, mangeårig ekspert indenfor området, her fokus på blandt andet håndtering af kommunikation overfor alle dele af værdikæden, når man kaster sig ud i, at sende it-opgaver ud af landet.

Foto: PR

Når beslutningen om at nearshore eller outsource er taget på topniveau i en organisation, så er det tid til at "komme ud af busken," for hvis der er noget som hurtigt kommer i omløb og der hurtigt rygtedannes om, så er det når en virksomhed ønsker at gennemføre strategiske ændringer.

Af en eller anden mærkelig grund, så siver sådanne informationer bare ud i organisationerne meget hurtigt, og disse kan skabe en masse uro, så det er vigtigt at være på forkant og sikre, at der kommunikeres på det rigtige tidspunkt og der kun kommer korrekte informationer ud til alle relevante stakeholdere.

Endelig er det vigtigt, at ledelsen er ærlig og ved hvad den vil med initiativet, både i ”nu’et” og på lidt længere sigt, for hvis man f.eks. lover at det ikke vil påvirke organisationen på kort sigt, så må det ikke påvirke organisationen på kort sigt, for ellers vil ledelses troværdighed være ødelagt, så snart de begynder at bryde med den kommunikation de oprindeligt kom med. Derfor vær 100 pct. ærlig og begrund initiativet med de tre ord hvad, hvorfor og hvordan.

Stakeholder management

Stakeholder management er noget af det vigtigste i de indledende faser af implementeringen af nearshoring/outsourcing, da der hele tiden vil være en række interessenter, som ønsker at blive orienteret om hvad der foregår. Dette være sig fra investorer og aktionærer til ansatte, kunder, leverandører og alle andre, som på en eller anden måde har interesserer i virksomhedens virke.

Når man taler om stakeholder management, så taler man ofte om fire forskellige grupper af stakeholder profiler; 1) promoters; 2) defenders; 3) monitors; 4) opponents; hvor alle fire grupper har forskellige meninger og interesser, så de skal alle behandles individuelt i forhold til deres holdninger.

Det bedste man kan gøre, er at prøve at arbejde bevidst med alle fire grupper og vise interesse for alle deres bekymringer, tanker og ønsker. Så først og fremmest, skal man lade alle fire grupper komme til orde, så man kan identificere og afdække deres eventuelle bekymringer og tanker; dernæst, så bør man planlægge hvad man vil sige og gøre for at forklare ledelses beslutning; for så til sidst at effektuere kommunikationen til alle fire grupper.

Så der er en gennemgående konsistens mellem forklaringerne til alle fire grupper og alle andre involverede stakeholder grupper.

I denne fase bør man også definere en kommunikationsplan, så man løbende holder alle grupper opdateret på samme niveau, så der ikke opstår ”huller” i kommunikationen eller uoverensstemmelser i kommunikationen.

Change management model

Grundlæggende er indførsel af nearshoring/outsourcing et emne for begrebet ”change management”, så man kan med fordel adaptere processen omkring indførsel af nearshoring/outsourcing ind i forskellige ”change management” modeller og her har mine egne erfaringer været, at en tilpasset ADKAR model (ADKAR står for de fem engelske ord: Awareness – Desire – Knowledge – Ability – Reinforcement) har fungeret rigtigt godt, for man kommer via den model hele vejen rundt, samt får gennemført alle de evalueringer og processer, som gør en i stand til at sikre, at man ikke glemmer noget undervejs.

Dog skal man i sidste del – ”Reinforcement” – huske at loope tilbage, så man løbende evaluerer om man kan forbedre og optimere yderligere, for jeg har aldrig mødt det perfekte setup, hvor der ikke løbende kunne laves forbedringer eller kunne medtages og implementeres yderligere fagområder, hvorfor man ofte ser nearshoring/outsourcing går fra et hovedfagområde til at blive et mere Shared Service Center, hvor man udvider med flere fagområder løbende, såsom HR, finans, marketing, indkøb, o.s.v.

Kommunikation

Der kan næsten ikke kommunikeres nok, når man indfører nearshoring/outsourcing i en virksomhed, for næsten alle vil gerne vide og forstå hvorfor, hvordan og ikke mindst hvad betyder det nu og i fremtiden for virksomheden, som man har interesser i.

Her har jeg selv med succes arbejdet med flere forskellige medier og metoder for at få denne information ud til alle, så man rammer så bredt som muligt, så alle føler, at de ved hvad der sker.

Først og fremmest bør alle nearshore/outsourcing initiativer have sin egen interne blog/hjemmeside, hvor man kan fortælle om hvad der sker, så alle konstant kan følge udviklingen. Men man bør også f.eks. på andre media såsom Instagram (eller Facebook, LinkedIn osv.) poste billeder og opdateringer af hvad der sker; og selvfølgelig på ens egen hjemmeside, så alle interessenter kan med egne øjne følge udviklingen nu og i fremtiden.

Endelig er en af udfordringerne her, en varig kommunikation, for man taber hurtigt ”publikum”, hvis der ikke konstant kommer opdateringer, så man skal sikre, at man hele tiden har en log af emner og små informationer, som holder på ens ”publikum”.

Moderselskabets interessenter

Derudover skal man meget tidligt i processen have et overblik over hvem der berøres af initiativet, for hvis dette kommer til at påvirke eksisterende medarbejdere, så bør man straks involvere moderselskabets kommunikations- og HR- afdeling, for de bør tages med på råd, for især HR- og kommunikations- afdelingen bør kende alle relevante stakeholdere, som bør involveres, hvis noget påvirker eksisterende medarbejderes ansættelser, så de kan reagere ordentligt og respektfuldt i forbindelse med sådanne påvirkninger.

Kommunikation i fremtiden

Endelig så stopper man ikke kommunikationen, ”bare” fordi man begynder at operere i et nearshoring/ outsourcing center.

Fokus for kommunikationen bør her ændres fra direkte information og begrundelser for oprettelsen af nearshoring/outsourcing initiativet til at blive mere fokuseret på drift og udvidelser og ikke mindst bruges til at styrke samarbejdet på tværs af organisationen.

For hvis man ønsker at sikre en succesfuld nearshoring/outsourcing, så skal alle se initiativet som en positiv ting, som man ønsker at støtte op om og IKKE som et "nødvendigt onde," som man skal leve med, for hvis samarbejdet ikke fungerer, så kan der opstå modstandslommer, som direkte modarbejder initiativet, hvilket er gift for et nearshoring/outsourcing initiativ i længden.

Grundlæggende, så kan man næsten ikke kommunikere for meget i forbindelse med et nearshoring/outsourcing initiativ, så længe, at det er ærligt, relevant og med fokus på relevante stakeholdere.

Næste afsnit i denne mini guide til nearshoring/outsourcing vil berøre selve etableringen af det fysiske setup, samt scope og opstart (et pilotprojekt).

Klumme: Ny serie sætter fokus på outsourcing af it i en corona-tid

Klumme: De første skridt mod brug af it-outsourcing

Klumme: Når beslutningen om at bruge offshoring er taget

Relaterede

ITWatch trial banner 14 dage.jpg

Seneste nyt

Se alle ledige stillinger