Sidste forår vendte covid-19 verdens arbejdsliv og normalitet på hovedet. Mange virksomheder måtte skifte arbejdsform fra den ene dag til den anden og konvertere til hjemmearbejdspladser og hybridmøder. En delvis nedlukning og forskellige restriktioner er en del af efteråret og vinteren uanset hvor du kigger hen i Europa og USA. Dette synes nu at påvirke vores arbejdsliv yderligere, og vil formentlig forsætte et godt stykke tid ind 2021. 

Jeg, Kenneth Rom Mertz, er repræsentant for Sharp NEC Display Solutions i Danmark, hvor jeg til daglig arbejder tæt sammen med forskellige virksomheder. I forbindelse med covid-19 er mange digitale processer nu accelereret, og jeg opfordrer derfor organisationer og virksomheder i Danmark til at overveje hvordan de kan de kan fremme en digital udvikling og derved være bedre rustet til 2021.

Fleksible arbejdspladser er der talt om allerede før covid-19, men med pandemien havde mange virksomheder brug for hurtigt at skifte til en mere professionel digital løsning. På den ene side tales der om produktivitets-, sundheds- og livsstilsfordelene arbejde på distancen, mens mange medarbejdere har brug for den sociale interaktion med kolleger og kunder. Fremtidige møder forventes at omfatte både fysiske mødedeltagere sammen med digitale mødedeltagere fra forskellige lokationer. 

Virksomheder der kan tilbyde en velfungerende digital platform vil også se en klar effekt af flere konstruktive og velfungerende møder. Desuden er den geografiske placering af medarbejderne ikke længere en væsentlig hindring og alle i teamet kan føle sig inkluderet i hverdagen. Nedenfor er tre områder, som virksomheder bør gennemgå for at imødekomme de nye fleksibilitetsbehov hos medarbejdere, kunder og fremtidige medarbejdere.

1. Skab klare rammer for mobilt arbejde 

I marts 2020 steg antallet af downloads af zoomvideokonferencetjenesten fra 56.000 globale downloads pr. dag til 2,13 millioner downloads pr. dag globalt. Det vidner om, at mange virksomheder ikke havde en god videokonferenceløsning på plads, da pandemien ramte, derfor blev digitale løsninger muligheden for at løse kommende møder. 

Vi vil sandsynligvis se mange digitale møder i 2021, endvidere kan fremtidige møder også bestå af både fysiske- og online mødedeltagere. Her er det vigtigt som arbejdsgiver og virksomhed at sikre en ensartet digital løsning til online møder samt retningslinjer der gælder for alle når de anvendes. Det tilfører både sikkerhed og bedre betingelser for at danne en moderne arbejdsplads, der forbinder teammedlemmer, uanset hvor du arbejder fra. 

2. Indret kontorer, der fungerer godt digitalt og fysisk

Det klassiske kontorlandskab med skriveborde og mødelokaler vil blive ændret efterhånden som vores dagligdag ændre sig. Sørg for, at du som virksomhed har den rette teknologi og udstyr, så du kan holde virtuelle møder så optimalt som muligt fra kontoret. Her kan det være vigtigt at sikre, at AV udstyret i mødelokalerne er gearet til de digitale møder og til de traditionelle møder hvor medarbejderne deltager fysisk.

Mødeoplevelsen omfatter gennemgang af punkter som placering af skærm, er rummet egnet til videomøder, her kan rumklang være noget man skal være opmærksom på. Husk at have en god mikrofon og det rigtige lys i mødelokalet så de digitale mødedeltagere kan se og høre dig godt (tænk over, hvor vinduerne i rummet er placeret, og hvilke rum der er mere lydisolerede).

3. Sikkerhed og produktivitet

Gode digitale samarbejdsværktøjer, blandt andet gennem cloudbaserede projektløsninger, vil være afgørende for at give medarbejderne gode muligheder for at arbejde - selvom andre kollegaer deltager eksternt. Det bliver endnu mere vigtigt i virksomheder, der arbejder eller vil arbejde med globale teams, måske endda på tværs af forskellige tidszoner.

En anden vigtig del er at have værktøjerne på plads til at kunne håndtere diskussioner i møder og nemt kunne tage notater, som herefter gemmes og kan deles mellem alle deltagere. Invester i platforme, der er brugervenlige og har en brugerflade der til at forstå, der findes mange muligheder, et eksempel kunne være Hoylu.

Klumme: Dårlig lyd koster i tabt arbejdstid

Klumme: 2021 kommer til at udfordre virksomheders it-sikkerhed som aldrig før