"Vi håber at åbne markedet lidt og inspirere flere leverandører – også de små – til at byde. For er der noget, vi alle sammen ønsker, er det et bredt og hyper-konkurrenceorienteret marked," lød det fra IT-Branchens direktør Birgitte Hass, da hun bød velkommen til årets Udbudsoverblik.

Dermed bød hun it-leverandører og offentlige myndigheder op til dans, for arrangementet skal give de private virksomheder et indblik i, hvilke udbud det offentlige barsler med til næste år. Og klæde dem på til at byde, når den tid kommer.

I alt er 150 tilmeldt arrangementet, sidste år var der 100, herunder en gigant som den offentlige indkøber SKI, der har sat sig på hele eftermiddagen med en workshop. I alt køber det offentlige it gennem SKI for 4 mia. kr. om året.

ITWatch har talt med to private virksomheder og to offentlige udbudsgivere under arrangementet og spurgt, hvad de forventer at få med fra dagens konference.

Jens Nielsen, direktør i Liga, som leverer løsninger til cybersikkerhed.

Cybersikkerhedsfirmaet Liga tæller sig selv som en af de mindre leverandører til det offentlige. For direktør Jens Nielsen handler udbudsdagen derfor blandt andet om at få en fornemmelse af, hvordan man bedst muligt kommer i betragtning til de mange offentlige opgaver.

Hvorfor er du mødt op i dag?

"Først og fremmest vil jeg gerne se, hvilke meldinger der kommer fra organisationerne. Og så vil jeg have en en fornemmelse af, hvordan vi som mindre private aktører kan komme ind selvstændigt eller i et konsortium og skabe en egentlig konkurrence i et område, som har været meget domineret af meget store spillere igennem nogle år."

"Vi er en mindre virksomhed, som er i markedet gennem forhandlernetværk, men konkurrencesituationen har været meget bundet op på meget rigide krav på omsætning, på historik, på kapacitetsspørgsmål, og hvis man ønsker en konkurrencesituation, så er man simpelthen nødt til at åbne op for den virkelighed, der er i den private sektor, hvor langt over 90 pct. af alle spillerne er små og mellemstore virksomheder.

"Der er ved at ske en professionalisering af det lige nu, som også stiller krav til os om at vide, hvordan vi skal gebærde os."

Hvad er den største udfordring for sådan en som dig i forhold til at få en bid af det offentlige marked?

"Det er nok, at udbudspligtige indkøb kræver en så enorm investering af tid og ressourcer, at det simpelthen ikke er rentabelt for de små leverandører overhovedet at gå ind i og overveje et bud."

Hvad kan man gøre ved det?

"Jeg tror, man er på rette vej, fordi man begynder at invitere til dialogmøder, og jeg tror, at Ski og de enkelte udbudsgivere med fordel kunne være fødselshjælpere på etableringen af konsortier og bringe flere mindre spiller i samme pulje."

Jan Sørensen, delivery manager, Hitachi Ventara.

For den store it-virksomhed Hitachi Ventara er blandt andet de store SKI-udbud interessante. Delivery manager Jan Sørensens opgave er derfor at danne sig et overblik over, hvor den bredt favnende virksomhed skal lægge sine ressourcer i forhold til kommende udbud.

Hvorfor er du mødt op i dag?

"Der er 4,1 mia. kr. (SKI's omsætning, red.), som det er interessant at gå efter. Så vi prøver at byde ind med alle de services, som vi nu har på vores hylde. Vores fokus er udover infrastruktur noget omkring IoT og business analytics."

Man skriver jo ikke kontrakter under i dag. Hvad vil du have ud af det?

"Jeg skal lytte lidt til, hvad der nu bliver fortalt. Der er en masse hovedpunkter heroppe, fx storage, cloud, som er interessante for os at gå ind og kigge nærmere på. Så målet er at fange de væsentlige ting, der skal i udbud, og sørge for, at vi er forberedte. Og så måske at få netværket lidt. Det er bestemt også en del af det."

Hvilke udfordringer ser du i forhold til at gøre sig gældende på det offentlige marked?

"Man skal lægge en del tid at lave sådan et udbud. Man skal gøre sig umage, man skal sætte sig ind i reglerne, man skal skrive kontrakten, så den er fyldestgørende. I og med at der er mange om buddet, så skal du også have en skarp pris. Så der er mange ting, der gør sig gældende. Man skal være skarp som virksomhed for at komme ind og byde ind."

Men det er stadig attraktivt?

"Det er stadig attraktivt, fordi uanset om vi er skarpe på priserne, eller de andre er skarpe på priserne, så falder der altid noget af ved siden af sådan en kontrakt, når man vinder. Så det er meget interessant. Og så er det så stort, at selv om marginen ikke er så voldsom på sådan nogle kontrakter, så er det stadig interessant."

Cecilie Schwartz Førby, Udbudschef, Odense Kommune

I det offentlige handler det for udbudschef Cecilie Schwartz Førby om at sikre en åben dialog med leverandørerne, så Odense Kommune i de kommende udbud har et billede af, hvor markedet befinder sig, og hvilke teknologier man kan forvente sat i arbejde fremover.

Hvad kommer I med som udbyder i dag?

"Vi kommer helt konkret med en invitation om at deltage i de kommende udbudsrunder, som vi kører i slutningen af året, men også en generel orientering om, hvordan vi er organiseret, og hvordan man bedst muligt kommer i betragtning til udbudsopgaver i Odense Kommune"

Hvad har I brug for at komme ud med som udbyder?

"Vi har brug for at forklare det her med "at komme i spil." Det er lidt spøjst, at vi lige præcis på it-området har lidt flere udfordringer end på andre områder med at få leverandørerne til at bruge vores it-platform til dialog." 

"Men der har vi brug for at sige, at det er vigtigt, at man er med i de processer, hvis vi skal sikre et vellykket udbud. Vi kører det hele digitalt, og det synes vi jo er smart, hvilket jeg gerne vil slå et slag for i dag."

Hvad er de største udfordringer forbundet med at gennemføre et udbud?

"Markedet  udvikler sig hele tiden, så vi er hele tiden en smule bagud. Derfor er dialogen på lige præcis it-området vigtig for os. Der kommer nye leverandører i spil, hvad tilbyder de i forhold til de eksisterende leverandører, og hvis vi skal følge med, så har vi brug for dialogen. Leverandørerne skal fortælle os, hvordan verden ser ud - og så skal vi spare penge, så de skal være med på lavere priser."

Claus Toftlund, funktionsleder Center for Udbud hos Skat

I Skat har man fokus på at sikre de rigtige løsninger i de kommende udbud, hvilket kræver en tæt dialog med markedets private aktører. For mens det for de private leverandører koster en del penge at forberede et tilbud, så koster det også det offentlige store summer at forberede de enkelte udbud.

Hvad kommer i med som udbyder i dag?

"Vi vil gerne fortælle om den strategi, vi ser på i forhold til sourcingområdet, hvad for en markedsdialog vi har i forhold til vores kontraktparadigmer og så en præsentation af de kendte udbud i de kommende år."

Hvad har I brug for at komme ud med som udbydere?

"Vi har brug for at fortælle leverandørerne, at vi griber det her professionelt an og ikke kun set ud fra egne betragtninger. Vi vil meget gerne i dialog med markedet, så vi får de rigtige løsninger og de rigtige samarbejdsaftaler. Vi har brug for at udvise åbenhed i forhold til, hvad vi gør, og hvad vi har tænkt os at gøre."

"Når vi laver et udbud, har vi i dag hørt, at der er meget store transaktionsomkostninger forbundet med at skrive et tilbud. Tilsvarende er der også enorme transaktionsomkostninger ved at lave et udbudsmateriale, så når vi sender noget ud, vil vi gerne sikre, at vi får så god konkurrence som overhovedet muligt - og det gør vi ved at kommunikere ud, hvad vi har og hvornår vi forventer, at det kommer ud."

Hvad er de største udfordringer forbundet med at gennemføre et udbud?

"Den største udfordring er, at der er nogle helt klare, ofte firkantede, regler i forhold til udbudsloven og -retten, og man kan nemt komme til at træde ved siden af. Både som tilbudsgiver, men også som udbyder. Det er en balancering og kan godt være en udfordring til tider."

Udbudsdag giver mindre virksomheder mulighed for at gøre sig gældende

Læs serie: Store offentlige udbud er lukket land for små it-iværksættere