I næste uge – 1. november – lancerer Microsoft AI-værktøjet Copilot. Som navnet indikerer, er der tale om en slags anden-pilot, som med kræfterne fra kunstig intelligens kan assistere og hjælpe brugerne af office-pakken Microsoft 365 til at løse en lang række arbejdsopgaver bedre og mere effektivt.

Copilot forbinder ikke kun den form for funktionalitet, vi har lært at kende fra ChatGPT, med Microsoft 365. Copilot kombinerer også kraften fra store sprogmodeller med dine data i Microsoft Graph (kalender, e-mails, chats, dokumenter, møder osv.) og Microsoft 365-apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams). 

Med den slags turbo-kræfter, der arbejder med og på tværs af alle typer data, er der udsigt til, at de potentielle produktivitetsforbedringer hurtigt kan blive ganske betydelige - til gavn og glæde for såvel den enkelte medarbejder, der hver dag arbejder i Microsoft 365, som for den enkelte virksomheds konkurrenceevne.

Men eftersom Copilot grundlæggende skaber værdi og produktivitet med afsæt i din virksomheds egne data, så skal du også spørge dig selv (igen), om du har helt tjek på dine data? Har du flere (og forældede) versioner af samme dokumenter liggende? Ved du, hvor de ligger? Ved du, hvem der har lov (og ikke lov) til at se hvilke data, og hvem der har lov (og ikke-lov) til at dele data? 

Det har altid været vigtigt, men bliver det endnu mere med et så potent værktøj som Copilot. Hvis du ikke har en klar plan for, hvordan Copilot skal bruges og ikke må bruges i din virksomhed, så risikerer du at skabe forvirring frem for fordele, og – for at blive i billedet – at din copilot-assistent i sidste ende overtager førersædet i stedet for dig. 

Tjek før du begynder

Så hvad skal du konkret tænke på, før du slipper AI-kræfterne løs på virksomhedens egne data? Du skal have dine data på steder, som er både tilgængelige og kontrollerede. Det siger sig selv, at ikke alle data er beregnet til alle. Hvis du skal lave en rapport om virksomhedens største kunder, er det vigtigt, at den offentlige version ikke indeholder virksomhedsfølsomme data. På den anden side vil interne rapporter om samme være af mindre værdi, hvis sådanne data ikke medtages.

Og når du først skal indtaste personlige data, bliver billedet yderligere kompliceret. En leder kan for eksempel ønske at inddrage følsomme data i en given vurdering, men den type data kan på ingen måde være tilgængelig for alle. Klassificering af data er således en klar nødvendighed. Også datasikkerhed. Ledelsen i alle virksomheder bør beskæftige sig med datakontrol og stille spørgsmål herom, før Copilot tages i brug.

Træning og klare retningslinjer

Har du allerede, eller er du godt på vej til at have fuld kontrol over dine data, skal du tackle næste udfordring: Copilot er meget smart, men skal bruges på den rigtige måde. Du skal vide, hvordan du bruger det, og hvordan du stiller spørgsmål for at få et godt udbytte. Ja, noget kommer ”lige ud af boksen”, hvis data er på plads, men uden ordentlig træning og forståelse kommer du ikke langt. Der er ingen magiske knapper at trykke på, selvom Copilot også delvist vil pege på ”hvor knapperne er” i form af almindelige forespørgsler.

De informationsarkitekter, der har forståelse for sikring af data, datamængder, dokumenter og indsamling af data skal på banen. Derudover skal personale og HR, der arbejder med at facilitere træning, inddrages tidligt og forstå den rolle og det ansvar, de har for, hvordan AI skal bruges. For retningslinjerne skal være på plads. Brugen af kunstig intelligens skal være godt forankret både etisk, juridisk og med hensyn til privatlivets fred.

Copilot er ikke en autopilot!

Endelig bør man ikke glemme den almindelige, sunde kildekritik. ”Man skal ikke stole blindt og gentage alt, hvad man hører” siger vi til vores børn, og det kan med fordel indføres i virksomhedens standarduddannelse, når det gælder AI. Copilot vil kunne hjælpe dig med hurtigt at indhente og præsentere information, men hvad indholdet egentlig er, hvor det kommer fra, hvor følsomt det er osv. – det skal den enkelte bruger stadig tage stilling til i sidste ende. Der er en grund til, at det hedder Copilot og ikke Autopilot!

jeg er sikker på, at Copilot er noget, alle virksomheder vil kunne bruge til at opnå produktivitetsgevinster i forhold til de mange typer arbejdsopgaver, som i dag tager tid. Men at starte et AI-projekt med et 12-måneders perspektiv er det samme som at smide penge ud ad vinduet, for udviklingen går så hurtigt, at man skal gøre tingene hurtigere og smartere. Udvælg særlige opgaver og områder til proof of concept, beskrive hvordan du vil udføre gennemføre det og opbyg løbende både erfaring og ekspertise.

Men det allerførste spørgsmål, du skal stille dig selv, er som sagt: har vi den nødvendige kontrol med vores virksomheds data?