Klumme: Sådan kan kunstig intelligens hjælpe medarbejdere til større fokus
I løbet af en helt almindelig arbejdsdag bliver vi forstyrret og må flytte opmærksomheden mellem apps, e-mails og andre typer beskeder mere end 1.100 gange. Det betyder, at fokus på den opgave, vi er i gang med, bliver forstyrret langt oftere, end vi selv er klar over.
Den løbende fragmentering af vores tid og opmærksomhed er blevet den nye norm. Selv om mange medarbejdere har accepterer situationen, så ødelægger den på sigt vores evne til at holde fokus på en opgave og til at være produktive. Der findes endda undersøgelser, som peger på, at det kan have en forringende effekt på vores IQ og hjerneceller.
Tidligere Apple og Microsoft konsulent, Linda Stone, opfandt udtrykket "continuos partial attention" (CPA), som man på dansk kalder "konstant, delt opmærksomhed". Det betyder, at medarbejderen hele tiden har antennerne ude og er klar til den næste afbrydelse. Derfor har de aldrig fuld fokus på de opgaver, de er i gang med.
Det er uholdbart, og når man tænker på, hvor vigtig medarbejdernes trivsel er i dag, bør det være et fokusområde på ledelsesgangen at finde en løsning. Det ser i stigende grad ud, som om løsningen skal findes i kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML). Rigtig mange arbejder nu på at finde ud af, hvordan teknologien kan bruges til at give medarbejderne tid til fordybelse.
Teknologien skal lette arbejdsbyrden
En undersøgelse fra McKinsey Global Institute viser, at medarbejdere bruger næsten 20 procent af deres tid på at søge interne informationer eller på at lede efter kolleger i forbindelse med opgaver.
Det skyldes tit, at de forskellige apps og systemer ikke taler sammen, og så skal medarbejderen udføre mange, helt unødvendige ekstraopgaver. Det betyder også, at arbejdsprocesser bliver styret ud fra rammerne i de forskellige apps eller ud fra systemernes begrænsninger.
I stedet burde processerne være styret af, hvad der er bedst for medarbejderen og for forretningen. Derfor er der i dag meget fokus på de forskellige apps, men teknologien bør i stedet fokusere mere på selve opgaven eller de resultater, medarbejderen ønsker at nå.
Når teknologierne bag AI og ML bliver mere modne, vil mikro-apps og andre intelligente features blive integreret i den praktiske del af arbejdsopgaverne, så medarbejderne kan bruge tiden på selve opgaven i stedet for lavpraktiske sidejobs. De intelligente systemer vil selv kunne tilrettelægge kunne organisere en masse små-opgaver, så medarbejderne får de informationer og tjenester, de har brug for, når de har brug for dem.
Personligt tilpassede anbefalinger
I vores privatliv bruger vi i stor stil forskellige systemer, der kommer med anbefalinger til os om alt fra film til kulturelle oplevelser i nærmiljøet. Hvis vi kan gøre det samme i forretningsmæssig sammenhæng, kan det blive en stor hjælp for medarbejdernes muligheder for at fokusere.
Vi har for nyligt selv haft et eksempel, hvor en kunstig intelligens blev tilpasset til at hjælpe med opgaver i en bank. Det betød, at alle de nødvendige informationer og formularer kunne gøres tilgængelige med et enkelt klik, når en vigtig kunde kom ind i banken. Det er bare ét eksempel, og teknologierne kan bruges på tværs af brancher og industrier. Alle har vigtige opgaver og samtidig en konstant underskov forbundne opgaver, som man er nødt til at tilsidesætte for at kunne fokusere på hovedopgaverne.
Adgang til forskellige værktøjer
Mennesker har forskellige måder at arbejde på. Heldigvis kan de forskellige intelligente teknologier tilpasses til den enkelte medarbejder, så vi hver især kan få tilrettelagt arbejdsprocesser, der fungerer optimalt for os.
Kunstig intelligens eller virtuelle assistenter lærer af brugernes adfærd. Ud fra denne læring kan de komme med anbefalinger til næste trin i en arbejdsproces. Med tiden vil de endda selv kunne udføre nogle af processerne selv – præcis som hvis man havde oplært en helt almindelig assistent.
Skab fokus
Det er helt normalt, at man som medarbejder opfatter alle vigtige opgaver som hastesager. Men så kan det være virkelig svært at nå det hele. Resultatet er, at man har for mange ventende opgaver i køen, og så mister man fokus. Der for er det vigtigt, at de systemer, vi bruger til arbejdet, bliver udstyret med intelligente filtre, som sikrer, at medarbejderen kun får vist de informationer og værktøjer, de har brug for til at udføre en given opgave. Så bliver vi ikke distraheret hvert 40. sekund og kan bevare fokus på opgaverne.
Når intelligente systemer kan afgøre, hvilke informationer vi har brug for lige nu, kan problemet med "konstant, delt opmærksomhed" måske afskaffes. Med tiden kan medarbejdere på kontoret vænne sig til at holde fokus på opgaverne i længere tid, så de kan få løst opgaverne mere effektivt. Det siger sig selv, at det fremadrettet vil have enorm betydning for virksomhedernes produktivitet.
