Præcisering: KMD har gjort ITWatch opmærksom på, at det tidligere kunne forstås, som om det gamle it-system er lavet af KMD. KMD oplyser, at selskabet står for support, vedligeholdelse og videreudvikling, men at systemet er udviklet af Logica/CGI.

En svær fødsel, som efterhånden tegner godt.

Sådan beskriver vicedirektør Aino Olsen den proces, Undervisningsministeriet har været i gang med siden sommeren 2016, hvor markedet for it-løsninger til landets erhvervsuddannelser blev sat frit.

I modsætning til andre dele af den offentlige sektor går ministeriet uden om at finde erstatningen til et gammelt it-system via et samlet udbud.

I stedet får hver enkelt erhvervsuddannelse magt over, hvilken studieadministrativ løsning det selv vil have og kan i princippet gennemføre et udbud på egen hånd, så længe løsningen lever op til de krav, ministeriet har fastsat. 

"Skolerne skal have nogle løsninger, som er bedre tilpasset deres behov," forklarer Aino Olsen, der som vicedirektør i Styrelsen for It og Læring har haft fingrene helt nede i processen.

"Fordelen ved et stort system kan være sikkerhed og ensartethed. Men til gengæld bliver det en mastodont, hvor kompleksiteten øges, og det bliver sværere for den enkelte erhvervsskole at se sig selv. Alt det slipper vi for, men så skal vi i stedet være meget specifikke på, hvilke minimumskrav skolerne skal overholde," fortsætter hun.

Både store og små virksomheder

ITWatch har gennem længere tid sat fokus på udfordringen ved at få små it-virksomheder på banen i den offentlige sektor, og i processen med erhvervsskolerne - der internt i ministeriet kaldes en 'markedsgørelse' – går Undervisningsministeriet ned ad en vej, som flere har fremhævet. Nemlig at droppe de store udbud, fordi de hæmmer innovationen.

"Undervisningssektoren er præget af små dynamiske virksomheder, men der er også store aktører som DXC på området. Samlet har fordelen været for os, at der har været nogle at spille bold med," siger hun.

Allerede i 2013 blev det fra politisk hold besluttet at gennemføre markedsgørelsen. Sidste år blev den eksekveret, og i sommeren 2019 vil det gamle it-system blive skrottet helt. I mellemtiden arbejder styrelsen på at modne markedet yderligere, og Aino Olsen kan berette om, at det har været svært for særligt de mindre erhvervsskoler at få greb om selv at skulle klare udbuddene.

Lovgivning er kompleks

"Det er ikke alle skoler, der er vant til at være it-indkøbere. Det kræver, at du er ret bevidst om de juridiske aspekter i forhold til at drive et udbud, men også de praktiske i forhold til at definere, hvilke behov din skole har," siger hun og peger på, at flere mindre erhvervsskoler slår sig sammen om at gennemføre udbuddene.

"Samtidig er det et komplekst område lovgivningsmæssigt. Man kan ikke lige trække noget op fra turbanen, så markedsaktørerne har også skullet forstå, hvordan området fungerer."

For at sikre at erhvervsskolerne køber nogle systemer, som ikke er helt i skoven, har Styrelsen for It og Læring udformet en bekendtgørelse, så den enkelte skole kan se, hvad systemet skal kunne. Samtidig skal it-virksomhederne have deres systemer godkendt af en revisor, som måler dem mod bekendtgørelsen fra styrelsen.

"Så bliver det vurderet af en uvildig, om systemet overholder kravene," siger Aino Olsen.

For at omfavne flere virksomheder har styrelsen undervejs i processen gennemført en række stormøder på et hotel, hvor alle interesserede selskaber har kunnet få mere information om selve processen.

"De har siddet og vogtet lidt på hinanden, så spørgelysten har ikke været så stor," fortæller Aino Olsen.

"Men det er mit indtryk, at selskaberne har været glade for, at vi har gjort det for at stimulere markedet."

Er positivt overrasket

Samtidig har styrelsen opereret efter et såkaldt ligebehandlingsprincip, hvilket betyder, at alle interesserede virksomheder er blevet behandlet på samme måde, når det kommer til rådgivning fra embedsværket.

Dermed har styrelsen alligevel haft fokus på at gøde jorden for, at mindre virksomheder kan bide sig fast, selv om det ikke var den oprindelige begrundelse for at sende magten ud hos erhvervsskolerne.

"Vi har gjort et stort nummer ud af at beskrive tingene tydeligt, invitere til møder, stille op til test og så videre. Så på den måde, er det blevet nemmere for de små at komme ind," lyder det fra Aino Olsen.

Hun vurderer, at projektet er en succes, hvis man i 2019 har fire-fem forskellige virksomheder på banen på erhvervsskolerne. Markedet er ikke gigantisk, for skolerne har ikke en stor pengetank, og derfor skal man ikke gøre sig illusioner om, at der vil være uanede private virksomheder, der går efter at lave løsninger.

Hvad har du lært af processen?

"At det tager tid. Der er langt fra tanke til handling. Den evige udfordring er, at man gerne vil hjælpe skolerne og samtidig hjælpe leverandørerne. Det skal gerne gå hånd i hånd og kan godt være svært, fordi der er modsatrettede interesse," siger Aino Olsen:

"Men jeg er positivt overrasket over, at der allerede nu er fem aktører, der har meldt deres interesse. Det er utroligt positivt."

Dansk softwarefirma frygter for tabt eksportmulighed efter offentligt udbud

Kombit klar til at åbne for flere mindre virksomheder i kommunale udbud 

Investor advarer: Startups lider under det offentliges ringe forståelse af markedet

Læs serie: Store offentlige udbud er lukket land for små it-iværksættere