Lægemiddelstyrelsen er efter en række forsinkelser og budgetoverskridelser klar med et nyt it-system, som mandag er rullet ud til alle styrelsens 550 medarbejdere.

Det fortæller Lars Henningsen, der er it-chef i Lægemiddelstyrelsen, til ITWatch.

Systemet, der hedder Leopard, er styrelsens lægemiddelregister og tager over efter det mere end 15 år gamle KAT-system.

"Med Leopard-platformen har vi lavet et register, som støtter alle de fremtidige tanker, og er med til at understøtte vores vision om, at vi skal være i europæisk topklasse," siger Lars Henningsen.

"Det er en kæmpe milepæl, at vi nu går i luften. Nu er vi klar med alle de teknikaliteter, der skal til i forhold til fremtidens dataanvendelse, dataformater, øget brug af data, ændret brug af data og et større europæisk samarbejde. Det er grundstenen til alle fremtidige processer."

Lægemiddelstyrelsen indledte processen omkring det nye lægemiddelregister i 2017, hvor man klargjorde et udbud om udviklingen af systemet. Det vandt Netcompany i sommeren 2018, og herefter gik udviklingsarbejdet i gang i begyndelsen af 2019.

Det var oprindeligt planen, at Leopard skulle sættes i drift i udgangen af 2019, men lanceringen er blevet skubbet flere gange.

Til at starte med blev projektet ramt af "almindelige forsinkelser", som Lars Henningsen udtrykker det, og lanceringen blev derfor skubbet til foråret 2020.

"Årsagen til, at man ikke overholdt den forventede tidsplan, var, at det var mere komplekst end først antaget," siger it-chefen, der startede hos Lægemiddelstyrelsen i december 2019, hvor man altså stod midt i processen.

Fra 48 til 65 mio. kr.

I efteråret 2019 begyndte man at teste systemet. Her viste det sig, at der var en lang række fejl i løsningen, og kvaliteten var ikke god nok. Derfor skubbede man endnu engang idriftsættelsen, og denne gang var meldingen, at Leopard skulle være klar i sommeren 2020.

Den plan blev dog også ændret, fordi coronapandemien satte en stopper for den testfase, man skulle have gennemført i foråret.

"Da regeringen lukkede landet ned, blev vi også ramt. Vi var som styrelse i orkanens øje, og mange af vores kolleger blev enten udtaget til covid-beredskabet eller hjemsendt," fortæller Lars Henningsen.

"Det er enormt svært at teste systemer på distancen. Det er noget, man lige skal lære. Vi skulle lære at teste systemerne hjemmefra i stedet for at sidde herinde i et stort testlokale, hvor man sidder sammen."

It-chefen understreger, at Lægemiddelstyrelsen nu har knækket koden til, hvordan man tester et nyt system på afstand, men det var man ikke klar til i foråret.

"Da vi arbejdede under nye vilkår, var vi ikke sikre på, at kvaliteten var god nok til at lancere inden sommerferien," siger Lars Henningsen.

"Derfor lagde vi en better safe than sorry-strategi og valgte at skyde det til november, hvor vi nu går i drift. Nu er systemet virkelig gennemtestet, og på nuværende tidspunkt er der ikke fundet flere fejl."

De mange forsinkelser har betydet, at budgettet er blevet overskredet med godt 35 pct. Det oprindelige budget lød på omkring 48 mio. kr., mens den endelige pris estimeres til cirka 65 mio. kr.

Forsinkelserne og budgetoverskridelsen har blandt andet ført til, at Statens It-Råd flere gange har givet et såkaldt rødt lys i rådets statusrapporter, hvor man kigger på, om statens it-projekter kører, som de skal.  

Derudover har forsinkelserne også betydet, at andre it-projekter i Lægemiddelstyrelsen er blevet skubbet, fortæller Lars Henningsen.

"Vi har brugt meget mere tid på det end planlagt, så vi har ikke kunnet komme derhen, hvor vi gerne ville. Der er en række andre systemer, som skal moderniseres og digitaliseres, men i og med at vi ikke har kunnet sætte Leopard i drift og høste alle erfaringerne og gevinsterne, har vi ikke kunnet komme videre. Hele den proces er blevet forsinket med næsten et år."

En digital transformation

It-chefen forklarer, at den nye Leopard-platform er med til at fremtidssikre hele it-strukturen hos styrelsen.

"Så hvis regeringen eller EU-Kommissionen beslutter, at vi skal gøre noget andet på et eller andet område, så har vi platformen klar og kan hurtigt udvikle et nyt system. Det kan vi ikke på den gamle platform." 

"Så det er en effektivisering og en digital transformation. Der er potentiale for optimering af alle de eksisterende processer," siger han.

Planen hos Lægemiddelstyrelsen er nu, at man vil gå i gang med at modernisere resten af styrelsens systemportefølje. En proces, der altså er blevet skubbet på grund af forsinkelserne med Leopard.

"Vi skal kigge på hele vores digitale transformation, og hvordan vi optimerer hele Lægemiddelstyrelsens digitale brug. Fra at have været en almindelig sagsbehandlende organisation skal vi rykke os til at blive en digitaliseret organisation, hvor vi rækker ud til omverden på en anden måde. Vi skal bruge nogle andre systemer, og det er noget af det, vi skal til at arbejde med nu."

It-chefen påpeger, at styrelsen ligesom alle andre også skal etablere en "ny normal" efter corona, hvor man arbejder mere virtuelt og digitalt end tidligere.

"Så vi skal se på nye digitale arbejdsprocesser, digitale samarbejdssystemer og digitale ledelsessystemer," siger Lars Henningsen.

Endeligt står Lægemiddelstyrelsen også over for et nyt, stort it-projekt. Projektet omhandlet et nyt system til rapportering af bivirkninger, som skal implementeres hen over de næste par år.

"Det bliver næsten lige så stort et projekt som Leopard," siger it-chefen.

Fem it-projekter i staten får rødt lys af it-råd 

EU-regler presser nyt it-system frem